Proces verbal DDD digital: ce conține și cum îl semnezi pe tabletă

Actualizat la 25 septembrie 2026 · Citire: aproximativ 5 minute

Procesul verbal de recepție este dovada fiecărei intervenții, iar legea îi stabilește un conținut minim și o formă. Iată textul legii în vigoare, explicat pe înțeles, și cum îl poți întocmi mai ușor pe tabletă.

De ce contează atât de mult procesul verbal

Pentru client, PV-ul arată că serviciul a fost făcut. Pentru tine, este dovada respectării legii. La un control sau la un audit, aproape orice întrebare se reduce la: „Arată-mi documentele intervenției.”

Ce spune legea

Serviciile de deratizare, dezinsecție și dezinfecție se finalizează cu un proces verbal de recepție. Iată textul din Ordinul MS nr. 119/2014, în forma în vigoare:

(1) Prestarea de servicii de deratizare, dezinsecție și dezinfecție se finalizează cu un proces-verbal de recepție servicii care trebuie să includă cel puțin:

a) datele de contact ale unității prestatoare de servicii de deratizare, dezinsecție și dezinfecție;

b) datele de contact ale beneficiarului unde se efectuează procedura;

c) procedura efectuată: deratizare, dezinfecție, dezinsecție;

d) data și ora realizării procedurii;

e) contractul sau alt document prin care s-a solicitat efectuarea procedurii;

f) produsul biocid utilizat, numărul actului administrativ de plasare pe piață, lotul;

g) modul de aplicare a produsului biocid;

h) concentrația soluției de lucru și timpul de contact;

i) spațiile în care au fost efectuate procedurile, suprafața tratată și cantitatea de produs biocid utilizată/suprafață;

j) măsuri impuse după efectuarea procedurii, prezentate detaliat, în vederea prevenirii producerii de îmbolnăviri și/sau intoxicații (de exemplu, durata cât spațiul va fi închis, necesitatea aerisirii spațiului, curățarea suprafețelor, utilizarea echipamentului de personalul care întreține curățenia).

Ordinul MS nr. 119/2014, art. 83² alin. (1) – conținutul minim. Text consolidat, în vigoare din 5 mai 2026.

Iar forma și predarea documentului sunt reglementate astfel:

(2) Procesul-verbal semnat de unitatea prestatoare de servicii și beneficiar se întocmește în două exemplare, unul pentru unitatea prestatoare de servicii, iar unul se înmânează beneficiarului, împreună cu actele administrative de plasare pe piață a produselor biocide utilizate și fișele cu datele de securitate ale produselor biocide.

Ordinul MS nr. 119/2014, art. 83² alin. (2) – două exemplare, semnate, predate beneficiarului. Text consolidat, în vigoare din 5 mai 2026.

Pe înțeles: ce trebuie să conțină

• Prestatorul și beneficiarul: datele de contact ale ambilor și locul unde se face procedura.
• Procedura: deratizare, dezinsecție sau dezinfecție.
• Data și ora realizării.
• Contractul sau alt document prin care s-a cerut intervenția.
• Produsul biocid: denumirea, numărul actului administrativ de plasare pe piață (avizul sau autorizarea produsului) și lotul.
• Modul de aplicare.
• Concentrația soluției de lucru și timpul de contact.
• Spațiile tratate, suprafața și cantitatea de produs pe suprafață.
• Măsurile după procedură, „prezentate detaliat” (cât timp rămâne spațiul închis, aerisirea, curățarea suprafețelor, echipamentul pentru cei care fac curățenia).
• Două exemplare, semnate de prestator și de beneficiar. Beneficiarul primește odată cu el actele de plasare pe piață ale produselor și fișele cu date de securitate.

Registrul procedurilor

Pe lângă procesul verbal, firma trebuie să țină un registru al tuturor procedurilor:

(8) Unitățile prestatoare de servicii de dezinfecție, dezinsecție și deratizare sunt obligate să dețină un registru în care se vor înscrie toate procedurile efectuate, după cum urmează:

a) data realizării procedurii;

b) numele beneficiarului;

c) tipul procedurii (deratizare, dezinfecție, dezinsecție);

d) denumirea produsului biocid utilizat și numărul actului administrativ de plasare pe piață, lotul;

e) cantitatea utilizată și concentrația de lucru;

f) numărul procesului-verbal de recepție a serviciilor;

g) numele lucrătorilor care au efectuat procedurile.

Ordinul MS nr. 119/2014, art. 83 alin. (8) – registrul procedurilor. Text consolidat, în vigoare din 5 mai 2026.

Proceduri și instruire

(2) Personalul din cadrul unităților prestatoare de servicii de dezinfecție, dezinsecție și deratizare va fi instruit, sub semnătură, privind procedurile operaționale de lucru, semestrial sau la schimbarea produselor biocide.

Ordinul MS nr. 119/2014, art. 83¹ alin. (2) – instruirea personalului. Text consolidat, în vigoare din 5 mai 2026.

Instruirea se face pe baza procedurilor operaționale proprii, pe care firma trebuie să le întocmească și să le actualizeze (art. 83¹ alin. 1).

Ce merită adăugat peste minimul legal

• Ora sosirii și a plecării, agentul care a executat lucrarea.
• Substanța activă și antidotul, la îndemâna clientului.
• Constatările (activitate, cauze, puncte vulnerabile) și recomandările pentru client, formulate clar.
• Poze din locație, atașate dovezii.

Problemele PV-ului pe hârtie

• Se completează în grabă, iar câmpuri obligatorii rămân goale (des: numărul actului de plasare pe piață, timpul de contact, spațiile tratate, cantitatea pe suprafață).
• Se pierde între teren și birou, iar căutarea unui document vechi durează.
• Se rescrie de mai multe ori, deci apar greșeli.
• Nu ai garanția numărului și a datei, iar documentul poate fi modificat fără să se vadă.

Procesul verbal întocmit pe tabletă

Agentul completează formularul în locație, cu produsele preluate din stoc și pozele atașate. La final, agentul și reprezentantul clientului semnează pe ecran. Documentul este sigilat, primește număr, iar modificările ulterioare nu mai sunt posibile fără să rămână urme.

În 3D Manager, PV-ul semnat primește un cod de integritate verificabil printr-un cod QR imprimat pe PDF. Oricine îl scanează (clientul, un auditor) poate verifica dacă documentul e cel original. Îl poți trimite clientului pe email sau WhatsApp, iar el îl regăsește și în portalul de client.

Despre forma electronică: textul legii spune că procesul verbal „semnat de unitatea prestatoare de servicii și beneficiar se întocmește în două exemplare” și „se înmânează beneficiarului”. Nu detaliază dacă predarea se poate face în format electronic. Dacă vrei să predai doar PDF-ul, confirmă cu direcția de sănătate publică sau cu un consultant că e acceptat, și verifică ce cere fiecare client. Poți oricând tipări PDF-ul.

Listă rapidă înainte de semnare

1. Sunt completate beneficiarul, locul, data, ora și contractul?
2. Fiecare produs are denumire, numărul actului de plasare pe piață, lot, concentrație și timp de contact?
3. Sunt trecute modul de aplicare, spațiile, suprafața și cantitatea pe suprafață?
4. Măsurile de după procedură sunt detaliate?
5. Semnează ambele părți, iar beneficiarul primește exemplarul lui, cu avizele produselor și fișele cu date de securitate?
6. Intervenția e trecută în registru?

Surse

• Ordinul ministrului sănătății nr. 119/2014, Normele de igienă și sănătate publică privind mediul de viață al populației (Portalul Legislativ)
• Regulamentul (UE) nr. 528/2012 privind produsele biocide (EUR-Lex, versiunea consolidată)
• Ordinul MS și MEC nr. 2.209/4.469/2022 (certificarea instruirii personalului)

Actualitate. Textul din Ordinul MS nr. 119/2014 este cel consolidat, în vigoare din 5 mai 2026, cu toate modificările publicate în Monitorul Oficial până la acea dată (Ordinele MS nr. 562/2023, 1257/2023, 78/2025, 499/2026, 880/2026 și 1123/2026). Ultimele două, din aprilie și mai 2026, privesc doar art. 11 și nu schimbă regulile pentru serviciile DDD. Verificat la 25 septembrie 2026. Nu am identificat modificări ulterioare, dar legislația se poate schimba: verifică forma în vigoare înainte să aplici o cerință.

Ghid orientativ. Cerințele exacte depind de tipul de servicii, de client și de regulile în vigoare la momentul controlului. Confirmă-le cu autoritatea competentă sau cu un consultant înainte să le aplici.